РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ПРОЕКТА НА СОИСКАНИЕ ПРЕМИИ «RuPoR» 2010 года

Проект должен состоять из 2 частей – рабочего плана и рабочего образца проекта.

Рабочий план.
Рабочий план представляет из себя концентрированное описание коммуникационной стратегии конкурсного проекта (как проект был разработан) и включает в себя (до 5 страниц):
- Название проекта
- Сведения об авторе или авторском коллективе проекта
- Сведения о Заказчике
- Проблемы, задачи, поставленные перед исполнителем
- Время, сроки и география осуществления проекта
- Цели и задачи проекта
- Вовлеченная аудитория (масштаб проекта)
- Коммуникационная стратегия
- Результаты проекта

3.4. Рабочий образец проекта.
Рабочий образец проекта является дополнительным материалом, который иллюстрирует коммуникационную стратегию проекта и представляет собой область действия проекта, и включает в себя (до 25 страниц текста):
- Тактика, креативные решения
- Экономика проекта
- Эффективность проекта.

1. Проект должна сопровождать его электронная версия и краткая аннотация (объем не более 1 страницы текста), приложения к проекту в электронном виде (до 20 Мб) и презентация проекта в Power Point до 10 слайдов, размером не более 10 Мб.
2. Документальные подтверждение в виде пресс-клиппингов, фото и видеоотчетов должны быть представлены в виде приложений с описанием, фирменной символикой и названием проекта на упаковке или обложке.   

Подготовка проекта
   Рабочий план
Рабочий план представляет из себя концентрированное описание вашей коммуникационной стратегии, которая лежит в основе вашего проекта.
   Технические требования
- Рабочий план проекта не должен превышать по объему 5 страницы формата А4. 
- Не принимаются рукописные рабочие планы. Минимальный размер шрифта - 10. 
- Используйте формат параграфов (не используйте колоночный формат), минимальный размер полей - 1,3 см. со всех сторон.
   Укажите следующую информацию в заголовочной части своего Рабочего плана:
1. Имя соискателя - Указывайте только одно имя. Это должен быть человек, непосредственно вовлеченный в реализацию проекта, ответственный за большую часть развития проекта, его управления и воплощения.
2. Название организации - Указывайте название организации, представленной в проекте. Если вы больше не заняты в этой организации или являетесь свободным профессионалом или представляете агентство, вы должны вложить письменное разрешение организации в свой проект.
3. Номинация - обязательно укажите Номинацию, раздел, категорию в своей заявке.
4. Название Проекта - Выберите название, которое наиболее четко описывает ваш проект.
5. Время исполнения проекта - проект должен быть выполнен в текущем году.
6. Приложите краткое описание проекта.
   Составьте основные элементы вашего Рабочего плана, ответив на следующие вопросы, при этом используйте данные в каждом пункте заголовки
1. Потребность/возможность - Опишите ту потребность или возможность, которую вы реализовали в своем проекте. Обсудите влияние вопроса на организацию. Учтите внешнюю/внутреннюю окружающую среду, аудитории и желаемый выход. Четко опишите, какое влияние было оказано на репутацию, имидж, прибыль организации в процессе выполнения проекта. Особое внимание уделите формальным или неформальным находкам, сделанным в процессе проведения исследования, которые углубили проведенную аналитическую работу.

2. Целевая аудитория - Определите ваши первичную, вторичную (если таковая имеется) и т.д. аудитории. Каков менталитет этой аудитории? Выделите ключевые характеристики (потребности, предпочтения, демографические характеристики и т.д.), которые принимались во внимание при разработке проекта.

3. Цели и Задачи - Цели описывают то, чего вы в целом хотели добиться. Таких целей должно быть совсем немного, они должны быть широкими, нацеленными в будущее и при этом соответствовать потребностям организации. Эти цели необязательно должны быть измеримыми. В то же время задачи должны быть очень реалистичными и измеримыми в отношении количества, времени, процентов, качества и других критериев.

4. Описание проекта - Кратко опишите проект, выделите решение и логику, на которой он основан. Расскажите, почему вы сделали то, что вы сделали. Опишите ваш подход к рациональному или креативному решению. Решение должно демонстрировать ваше умение мыслить, фантазировать и четкость подход к решению проблем. Расскажите, как вы привлекали подрядчиков в разработке решения задачи. Определите ключевые посылы (key messages). Представьте тактику и коммуникационные инструменты, которые вы использовали и прокомментируйте реакцию аудитории.

5. Осуществление и Вызовы - Опишите все ограничения и сложности (бюджет, время, другие ресурсы), с которыми вы столкнулись в процессе представления и воплощения своей идеи. Ответом на такие вызовы должна стать определенная гибкость, желание решать проблемы и договариваться о выходах из сложных ситуаций. Обозначьте любые особенные обстоятельства, которые повлияли на итоговый результат и расскажите, как вы с ними справились. Обязательно укажите бюджет проекта.

6. Измерение/Оценка итогов - Каким образом вы измеряли результаты? Убедитесь, что результаты соответствуют изначальным задачам. Результаты должны быть легитимными, четкими и убедительными. Каждый результат должен соответствовать одной или более целям.
   Советы:
Перечитайте свой план внимательно и отредактируйте его - в итоге вы должны быть уверенны, что он точен и понятен. Использование таблиц, списков вместо полных параграфов может помочь вам использовать пространство вашего плана с максимальной пользой. В качестве последней проверки спросите себя:
- Может ли этот Рабочий План быть использован для того, чтобы показать другим, что срабатывает на практике? 
- Обладает ли он такими качествами, как разумность, четкость, убедительность и логичность? 
- Был ли проект постоянно под контролем и четко управляем?
   Приложения
Проект должен включать ряд приложений - весь вспомогательный материал, который иллюстрирует ход вашей коммуникационной программы - копии видеопленок, публикаций, печатных материалов, дизайнерских разработок, письменных материалов, фотографий, компьютерных программ и т.д. Вы также можете приложить сценарии, краткое резюме проведенных исследований и их результатов и т.д. Если ваша программа была очень масштабной, включите в проект наиболее репрезентативные материалы в разумном количестве.
Образцы, включенные в проект, должны демонстрировать наилучшее качество в рамках бюджета. Если бюджет был достаточно большим, никто не будет штрафовать вас за расточительность, но рациональное использование средств, станет вашим преимуществом.  Если бюджет был ограниченным, проект в любом случае должен соответствовать основным современным стандартам.  

Если по результатам технической экспертизы выясняется, что проект не соответствует указанным требованиям, он не допускается к конкурсу.

Технические требования к материалам
Электронные/цифровые элементы - Электронные и интерактивные элементы должны быть доступны для просмотра с помощью систем Windows и их приложений. Для просмотра веб-сайтов, сообщите URL или IP адрес сайта в своем проекте. Для просмотра Интернет-сайтов с ограниченным доступом, обеспечьте инструкции для регистрации на сайте, пароль. Если такой доступ сможет помешать оценить его в связи с изменением его контента или дизайна, обеспечьте особый пятиминутный "тур" (Tour of Work Sample) по сайту. Все проекты, электронные элементы которых содержат вирусы, которые могут нарушить работу любой части компьютерной системы, задействованной в судействе, или не могут быть просмотрены судьями, следующими приложенной вами инструкции, будут дисквалифицированы. Большие и тяжелые элементы - приложите цветные фотографии (размером не более 20.3х25.4 см) больших или тяжелых предметов. Печатные материалы - предоставьте три последовательно выходивших в свет публикации (печатных материала). Если это публикации, выходящие два раза в год, предоставьте оба экземпляра. Для ежегодных публикаций, в том числе годового отчета, необходимо приложить один экземпляр. Отметьте частоту выхода в свет (ежемесячный, ежеквартальный, полугодичный и т.д.) в своем Рабочем Плане. Формат печатных материалов определяется следующим образом:
- Газеты журнального типа/Таблоиды - напечатанные на мелованной или высококачественной бумаге, обычно размер их составляет 30,5х35,6 см. и более.
- Журналы - напечатанные на мелованной или глянцевой бумаге, размер А4, качественной склеенные или прошитые.
- Информационные бюллетени - напечатанные на газетной или глянцевой бумаге, обычно меньше по размеру, чем газеты и газеты журнального типа (чаще всего А4).
- Газеты - напечатанные на газетной бумаге, в основном их размер составляет приблизительно 40,6х58,4 см.

Фотографии - предоставьте в своем проекте контекст, в котором фотографии использовались. В случае, если они использовались в печатных медиа, приложите историю, которую фотография иллюстрировала (предпочтительно предоставить вырезку). Для фотографий, использовавшихся в проектах, размер которых может быть препятствием для оценивания (слишком большой или слишком маленький), например, доски объявления, необходимо прислать фотографию всего проекта (размер 20,3х25,4 см) и одну фотографию увеличенного (реального) размера.

Программы и кампании - Позаботьтесь, чтобы заявленный проект был описан полно, но кратко. Приложите репрезентативные материалы различных элементов, составляющих вашу программу. Приложите цветные фотографии (размер не больше 20,3х25,4 см) больших, громоздких или тяжелых предметов, таких как скульптуры, доски объявлений и т.д.

Образцы письменных материалов - предоставьте вырезку или другое свидетельство того, что письменный материал был использован (опубликован).   

Советы:
Будьте разборчивы, составляя ваш проект - возьмите несколько примеров, которые наилучшим образом иллюстрируют ваш проект вместо того, чтобы высылать каждый предмет, задействованный в нем. К примеру, не надо присылать футболку - пришлите фотографию толпы людей в таких футболках. Не кладите каждую страницу в отдельный пластиковый файл. Для последней проверки спросите себя:
- Если бы вы были членом целевой аудитории, привлек бы ваш проект ваше внимание? 
- Будет ли информация связной, значительной и запоминающейся? 
- Иллюстрирует ли проект ту программу, которая описана в вашем Рабочем Плане?

Последние шаги
Заполните заявку. Сделайте 2 печатных и одну электронную копии, также презентацию проекта в Power Point до 10 слайдов, размером не более 10 Мб.
Соберите все элементы вашего проекта в папку. Она должна состоять из следующих разделов:
- Заявку участника конкурса установленного образца;
- Краткая аннотация к проекту (объем не более 1 страницы текста);
- Описание проекта в соответствии с рекомендациями по оформлению проекта (рабочий план (до 5 страниц) и рабочий образец проекта (до 25 страниц) – 2 печатных копии;
- Приложения к проекту в электронном виде (до 20 Мб);
- Презентация проекта в Power Point до 10 слайдов, размером не более 10 Мб.
- электронная версия Рабочего плана и рабочего образца проекта;
- приложения к проекту в электронном виде.
- презентация в Power Point до 10 слайдов, размером не более 10 Мб.
Используйте закладки для выделения каждого раздела и пронумеруйте все страницы. Избегайте скрепок, используйте пластиковые файлы для бумаг и фотографий и закрытые конверты или иные упаковки для CD, DVD, видеокассет и т.д. Если вы хотите получить ответ, вложите конверт стандартного размера с маркой и обратным адресом.
Все перечисленные материалы должны быть представлены в печатном виде в 2-х экземплярах и в электронном виде (на диске) по почте с уведомлением о вручении. Помимо этого все вышеперечисленные материалы представляются по электронной почте в исполнительную дирекцию конкурса по адресу
 consul-biznes@regionpr.ru
Печатные материалы и электронная версия на диске высылаются по адресу: 394036, г. Воронеж, проспект Революции, 22, офис 202, РФСМП «Молодежь Воронежа 21 века», с пометкой «На премию «RuPoR».